Las oficinas acumulan decenas de papeles diariamente, ocupando espacio y estando expuestos a falta de seguridad.
¿Cómo mejorarlo? Pues gracias a la digitalización documental es muy fácil. Pasando la información de formato papel a digital, la gestión administrativa no solo se mantendrá en mejores condiciones, sino que los procesos y trámites estarán siempre bajo control y obtendrán la mejor protección.
Y es que las empresas trabajan con facturas, albaranes, escrituras, contratos, etc., todo el día. Así que es determinante contar con la digitalización de documentos y hacer que los archivos obtengan la mejor categorización y almacenamiento.
Y ¿Qué decir de esas cajas donde se guardan los documentos en las oficinas? No sólo ocupan un valioso espacio, sino que hacen que los papeles puedan ser perdidos o, incluso, robados. Además, cada vez que un empleado necesita un papel, debe buscarlo y volverlo a guardar al terminar, con todo el tiempo y esfuerzo que se tarda en conseguirlo.
La productividad laboral está directamente relacionada con la manera de realizar las gestiones, así que la digitalización documental es clave. Es el mejor método de guardado de archivos, permitiendo obtener la máxima protección, efectividad de trabajo y evitar, de esta manera, imprimir papel.
La digitalización documental es la mejor solución
Trabajar con documentación física hace que los procesos sean más lentos, especialmente cuando se trabaja entre diferentes departamentos y se requiere enviarlos y compartirlos con otros compañeros o colaboradores. Además, referente a los clientes, con la digitalización, pueden comprobar cómo las gestiones administrativas son más ágiles y rápidas, aspectos esenciales para obtener una buena experiencia de atención y servicio y, a la vez, mejorar la percepción como empresa que puedan tener los usuarios.
Digitalizar los archivos supone una gran ventaja competitiva frente a otros métodos tradicionales.
Es posible pasar de formato papel a digital todo tipo de documento, como pedidos, mapas, planos, imágenes, vídeos, seguros, etc. Absolutamente todo.
Este proceso de gestión documental aporta seguridad y control total, y es algo muy importante, ya que el papel puede acabar en manos ajenas o no eliminarse correctamente. Piense que las empresas expertas en gestión documental son capaces de, no solo conservar perfectamente los archivos durante el tiempo estipulado, sino deshacerse de ellos cuando sea necesario por ley.
No dude de que, teniendo una correcta digitalización de documentos y dejando atrás los papeles, aportará a su empresa:
- Mayor acceso a la información
- Facilidad en los trámites
- Poder visualizar y trabajar desde cualquier dispositivo y ubicación
- Mayor seguridad
- Búsquedas más rápidas y eficientes
- Administración efectiva
- Productividad
- Preservación de los documentos a lo largo del tiempo
- Disminución de costes asociados
- Conciencian en el medio ambiente, empresa más ecológica
- Más espacio, el cual se puede utilizar para otras tareas
Referente a poder trabajar desde diferentes dispositivos, es muy importante para las empresas que teletrabajan o tienen oficinas ubicadas en diferentes zonas geográficas.
Empresa más eficiente y ecológica gracias a la digitalización y gestión documental
Al minimizar el uso de papel, como le decíamos, una organización se suma a la conciencia de ser más verde y limpia, lejos de querer utilizar mayores residuos. Se gana en espacio y disminuye el riesgo de pérdida de los documentos por robo, inundación o incendio y mejoramos el cumplimiento de la LOPD.
Todo ello, además, aporta más rentabilidad económica a la empresa.
Empresas de gestión y custodia de documentos
Confíe en las empresas de gestión documental, las cuales le ofrecerán el mejor soporte para almacenar archivos de manera digital. Deje atrás el papel y consiga mayor competitividad dentro de su sector.
