La descentralización de los puestos de trabajo, ha hecho que la gestión documental sea necesaria y determinante. Los empleados pueden desarrollar sus tareas en las propias oficinas, en cualquier otra ubicación de la empresa o teletrabajar, una práctica muy común en los últimos tiempos.

Con una gestión de archivos eficiente y segura, es posible llevar a cabo cualquier actividad y tener el mejor control de los documentos, haciendo que éstos siempre estén al alcance para cuando se necesiten y conocer su trazabilidad. Incluso, muchos de ellos, puede que solo deban ser visualizados por personas autorizadas, así que tener la máxima protección, tiene mucha más importancia si cabe.

La gestión de documentos, la cual se define como el conjunto de prácticas y normas empleadas para administrar información de diferente carácter, es una labor o función esencial para una empresa. Debe pensar que todos los días se crea documentación, tanto relacionada con el ámbito laboral, fiscal, económico, contractual, etc. Por ello, en situación de teletrabajo, cuyos empleados están en diferentes ubicaciones geográficas, gestionar y custodiar documentos con seguridad es clave.

La gestión documental facilita los procesos de trabajo

Para que los empleados puedan ejecutar el mejor teletrabajo, deben poder acceder a todos los archivos, manejarlos sin problemas y, no solo visualizarlos, sino también editarlos, enviarlos, imprimirlos, etc. Igualmente, la gestión documental permite poder trabajar entre varios departamentos la misma información, lo que supone no solapar tareas y evitar duplicidades. Toda trazabilidad queda perfectamente registrada.

Sin una óptima gestión de archivos, sería completamente contraproducente para la empresa, ya que existiría pérdida de información y lentitud en los procesos.

Gracias a esta actividad dentro del teletrabajo, una organización obtiene mayor satisfacción por parte de los clientes, una notable mejoría relacionada con la productividad y la eficiencia y la drástica reducción de problemas o incidencias.

Cada empleado puede acceder a los documentos mediante sus credenciales, siempre y cuando estén autorizados, lo que otorga más seguridad.

Mejora de los procesos empresariales: agilidad y eficiencia

El teletrabajo requiere que los empleados puedan gestionar la información, compartirla con los colaboradores y otros compañeros, realizar firmas, modificar o añadir datos, etc., y, todo ello, desde diferentes dispositivos y situaciones geográficas, algo que hace posible la gestión de documentos. Mediante empresas especializadas en servicios documentales, se tiene al alcance una plataforma que facilita la comunicación y la organización, además de digitalizar la empresa y transformar cada proceso, algo imprescindible para alcanzar la competencia y mantenerse actualizado dentro de su sector, sea cual sea.

Controlar los flujos de trabajo y automatizar las tareas, son dos de los aspectos más positivos que ofrece la gestión de documentos.

Es un servicio escalable, es decir, crece según las necesidades de cada negocio y su demanda. Ello, además, hace que se puedan tomar mejores decisiones, ya que se tiene de antemano más información y de manera más segura.

Empresas de gestión y custodia documental

Si quiere facilitar los procesos, ser una empresa más funcional y productiva, no dude en confiar en los servicios de gestión y custodia documental. 

Su equipo de trabajo estará más conectado y sincronizado que nunca; tendrá un potente gestor documental, sacando el máximo provecho a los documentos; evitará riesgos de pérdida de archivos; determinará quién accede a qué cuando quiera; automatizará sus tareas de manera más práctica y protegida; conocerá el estado en el que se encuentra cada documentación; reducirá sus costes y tiempos, realizando una gestión más inteligente y, en definitiva, será una empresa más rentable y potente.

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