Tener un sistema de gestión documental instaurado en su empresa es la mejor opción que puede elegir para ser más eficiente, rentable y competente.
Abarca muchos procesos esenciales en una corporación, como la identificación y valoración de un archivo, la creación de documentos, su captura, clasificación, la realización de control de accesos y el correcto almacenamiento, entre otros muchos.
Por ello, la gestión documental es clave para tener una óptima organización y que toda la información esté siempre salvaguardada. Igualmente, que pueda visualizarse y ser compartida fácilmente.
Hoy en día, este sistema ha adquirido todavía más relevancia si cabe, debido a la multitud de papeles que se acumulan en una oficina y a la necesidad de tenerlo todo digitalizado para tenerlo a mano con seguridad, además que favorece a la productividad de una empresa.
Definición de gestión documental
La gestión y custodia de documentos se define como el conjunto de técnicas y prácticas realizadas para administrar todo tipo de archivos e información, facilitar su recuperación, determinar cuánto tiempo deben almacenarse, asegurar su conservación y eliminar los que ya no se necesitan.
De esta manera, es posible tener un fuerte control sobre la documentación y tenerla siempre ubicada. La organización es fundamental en una empresa y, gracias a los sistemas de gestión y custodia documental, es posible tenerla.
El objetivo principal es garantizar el correcto almacenaje a través de un seguimiento constante, además que fomenta el crecimiento de una compañía.
La custodia de documentos es muy importante actualmente, y más aún cuando hablamos de eficiencia, seguridad y productividad.
Funciones imprescindibles de la gestión y custodia documental
Las funciones de la gestión documental son muchas. Destacamos las más relevantes:
- Gestionar las políticas de administración
- Crear documentos
- Establecer la mejor organización
- Garantizar la disponibilidad de los archivos y su rápido acceso
- Digitalizar y conservar todos los documentos
- Crear estrategias internas en la empresa para ser más eficiente
Estas funciones son básicas en una empresa actualmente y ayudan a que éstas mantengan estándares de calidad dentro de su funcionamiento y puedan realizar sus tareas de manera más rápida.
¿Por qué proteger y mantener a salvo sus documentos?
Sus documentos deben estar siempre salvaguardados y tener una ubicación exacta. Ello le dará más confianza, hará que tenga un control total sobre su información y no tendrá pérdidas de datos que podrían acabar en manos ajenas. La protección de documentos es esencial en una empresa y debe tenerlo muy presente.
Las ventajas de este sistema de gestión son muchas y muy beneficiosas. Comentamos las más importantes:
- Todos los documentos digitalizados: los papeles de su empresa se encontrarán en un solo clic, y podrá acceder a ellos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.
- Ubicación única: sus documentos siempre estarán localizables y bajo su control, nunca más los tendrá que buscar entre archivadores. Es el mejor almacenamiento y organizador que puede tener un negocio.
- Control de acceso: podrá elegir quién tiene acceso a qué documentación mediante una concesión de permisos. De esta manera, la información más sensible quedará todavía más resguardada si cabe.
- Mejor flujo de trabajo: su empresa será mucho más eficiente y productiva gracias a la gestión documental.
- Mayor seguridad: la protección es esencial y más aún cuando hablamos de documentación. Con una buena gestión, sus datos estarán correctamente guardados, lejos de terceros, sin riesgo de pérdidas.
- Facilidad para compartir: los documentos se pueden visualizar, imprimir, enviar y compartir desde donde se requiera y entre los diferentes empleados. Ello produce que éstos puedan trabajar mejor y realizar tareas en menos tiempo. Igualmente, consultar diferentes personas un mismo documento a la vez.
Como puede comprobar, grandes ventajas que facilitan el día a día en una empresa, la hacen más rentable y más productiva, además de mucho más segura.
Confíe en la gestión documental y haga que su negocio pueda disfrutar de todo lo que le ofrece este servicio.
