El crecimiento de la cantidad de archivos que se guardan en una oficina nunca cesa, así que la custodia documental es clave para mantenerlos almacenados en las mejores condiciones. Y lo que es más importante, con seguridad.

Y es que mucha información suele ser confidencial o de carácter privado, lo que requiere extremar las precauciones y otorgar la mayor protección posible.

La custodia documental garantiza la mejor conservación a lo largo de los años, tanto para las empresas pequeñas como para las empresas grandes que continuamente manejan enormes volúmenes de información corporativa, de proveedores, clientes, ventas, datos bancarios, etc.

El servicio de custodia de archivos, tanto digitales como físicos, es imprescindible en la actualidad. Éstos últimos, gracias a las empresas especializadas del sector, están custodiados en instalaciones adaptadas y completamente seguras, para poder obtener la tranquilidad de que terceras personas no tendrán acceso a la información.

Con este soporte de gestión, podrá conseguir optimizar el espacio de sus oficinas, tendrá la documentación siempre disponible, adquirirá un control exhaustivo y los certificados de destrucción. Este último aspecto es muy positivo, ya que asegura la completa eliminación del mismo.

¿Por qué externalizar la gestión de los documentos?

Guardar con seguridad la información le ofrece la certeza de que sus datos están fuera del alcance de empleados que no quiere que puedan visualizarlos, de empresas de la competencia, de personas ajenas a su sector, etc.

Las empresas de gestión y custodia documental se aseguran de garantizar el secreto de la información y se comprometen a dar respuesta a un mal uso (tanto en sus instalaciones de almacenaje, como durante el traslado y gestión); garantizan proporcionar los mejores medios y evitar poner en riesgo su confidencialidad; y cuentan con medidas de prevención para que no existan pérdidas o robos, incluso en caso de que hubiera algún incendio, inundaciones, etc.

En este punto, es muy importante escoger la mejor empresa de gestión documental, que cumpla todos los requisitos y se adapte a sus exigencias, especialmente referentes a la seguridad.

Gracias a la custodia documental, podrá obtener grandes ventajas

Sin duda, es un servicio especializado del cual se obtienen muchos beneficios. Uno de los más destacados, es que los documentos físicos y digitales, están a disposición de las organizaciones rápidamente. De esta manera, siempre que se necesite, se envía a la empresa en el formato solicitado rápidamente.

Y, otra de las grandes ventajas, es que las instalaciones donde se guardan los archivos, están perfectamente preparadas para ello, con sistemas de seguridad mucho más complejos de los que podría tener en la oficina, además de personal cualificado que vela para que nadie más tenga acceso.

Los controles de entrada son mucho más fuertes, dándole la tranquilidad de que personas ajenas pudieran tener contacto con sus archivos.

Las empresas de gestión y custodia documental no solo se encargan de su almacenamiento, sino también de hacer desplazar a sus operarios a sus oficinas, trasladar correctamente su información, llevar a cabo su recepción y ofrecer la mejor categorización.

Usted, por descontado, sabrá exactamente quién ha accedido a qué documento y en qué momento.

Empresas de seguridad documental

La gestión documental es la gran aliada para cualquier empresa y es la responsable de que ésta pueda ser más productiva, funcional y segura.

La protección de datos es imprescindible, y mucho más hoy en día, donde continuamente se visualizan, se editan y se comparten archivos con tanta facilidad entre diferentes dispositivos.

Contacte con una empresa de custodia de información y haga que sus datos estén en las mejores manos, tanto a nivel digital como a nivel físico, en instalaciones protegidas.