Es incontable la cantidad de archivos que se generan en una empresa a lo largo de los años, así que la custodia documental se vuelve imprescindible.

La necesidad de contar con una empresa capaz de guardar y almacenar archivos de manera eficiente y segura es enorme, y cada vez más, especialmente en cuanto a su protección.

Pero, ¿qué es la custodia documental?.

Se trata de un servicio profesional por el cual la documentación es gestionada a la perfección, mediante la mejor categorización y almacenaje. Las empresas de custodia de información trasladan y organizan la documentación a sus clientes, tanto de manera física como digital.

Los archivos custodiados son llevados desde el lugar de origen a un entorno debidamente protegido mediante una estricta vigilancia, la cual garantiza la máxima confidencialidad.

De hecho, las empresas de gestión y custodia cuentan con enormes instalaciones completamente acondicionadas para este fin, con el objetivo de conseguir la mejor conservación documental.

¿En qué momento es necesario el soporte profesional de una empresa de custodia documental?

Recurrir a los servicios de una empresa experta en gestionar y custodiar información, debe ser una prioridad, especialmente en cuando verifique que, cada día, maneja mayor cantidad de archivos y éstos deben preservarse adecuadamente y trabajar con ellos con seguridad.

Además, otra de las principales razones es por los problemas de espacio. Igualmente, porque nadie de su equipo de trabajo se quiere ocupar de ello, ya que resulta tedioso y de gran responsabilidad. En este caso, externalizar este servicio es fundamental.

No sólo hablamos de llevar un orden documental, sino de preocuparse por qué ningún papel se pierda, eliminar los documentos que ya no se necesitan, controlar su retención y certificar su confidencialidad. Todos estos aspectos los realizan de manera profesional en las empresas de gestión y custodia y, de esta manera, ningún empleado debe encargarse de ello.

En relación al espacio, un negocio, gracias a este servicio, puede disponer de una sala o despacho, que antes era de almacenaje y destinarlo a otras tareas.

La gestión y custodia de documentos es clave en un negocio

Con este soporte profesional, un negocio puede ahorrar, como le decíamos en espacio, pero también en relación a otros factores, como al almacenamiento. Debe pensar que hay documentos que deben guardarse de manera indefinida, y debe realizarse sin contratiempos.

Las empresas de gestión y custodia documental ofrecen la máxima seguridad, ya que tienen sobrada experiencia, recursos y certificación, donde cada paso queda controlado y registrado.

La trazabilidad es muy importante y ello lo asegura este tipo de organizaciones.

Respecto a la seguridad física de los documentos y su integridad, los centros de custodia disponen de altas medidas de protección frente a incendios, robos e inundaciones. Asimismo, ante desastres naturales. La pérdida de según qué archivo puede significar un desastre total para una corporación, así que debe disfrutar del mejor guardado.

Además, una óptima gestión y custodia hace que se obtenga el mejor acceso a los archivos, siempre que se requiera. El almacenamiento de documentos en una empresa de custodia documental garantiza que los archivos están disponibles cuando se necesitan, ya que cada documento es codificado y adquiere un seguimiento integral.

Por último, comentar que, externalizar este servicio, le ofrece más tranquilidad y confianza de que su documentación está bajo control y sólo accesible a los usuarios autorizados, los cuales pueden modificar cuando usted lo decida.

Custodia documental para empresas

Si está pensando en contratar la gestión y custodia documental para su negocio, le aseguramos que es una de las mejores decisiones que puede tomar.

Con un servicio de custodia documental externa, se eliminan problemas de pérdidas de archivos y mal almacenamiento. Todo lo contrario, ya que un equipo de expertos clasifica, indexa y almacena la documentación, además de cumplir con la legislación.