Todas las empresas del mundo en mayor o menor medida disponen de documentación confidencial como, por ejemplo, nóminas de trabajadores, contratos, documentación financiera, etc.
Tal y como indica la ley de protección de datos RGPD, la destrucción de documentos se debe realizar de forma controlada y verificada con toda seguridad.
Para cumplir con la RGPD debemos proteger nuestros documentos impresos mediante un servicio de custodia documental, en caso contrario estamos poniendo en riesgo el negocio ya que las empresas son las responsables de cualquier violación de sus datos.
Cuando la ley RGPD se puso en marcha en mayo de 2018, ya no permiten destruir documentos mediante trituradores estándar como antes ya que no garantiza la destrucción completa de los documentos. Para ello disponemos de un servicio de destrucción de documentos dónde fragmentamos los documentos a un alto nivel y de esta forma cumplimos con la RGPD.
Una vez realizado el expurgo de los documentos, podrás disponer de un certificado de destrucción para demostrar que se ha realizado correctamente.
Los pasos a seguir para la eliminación de documentación son los siguientes:
- Se puede contratar una recogida puntual o periódica, adaptándose a las necesidades de cada empresa dónde se va a buscar la documentación a destruir.
- Una vez que decidimos los datos que vayamos a destruir, se debe registrar en un documento juntamente con la fecha de destrucción para poder llevar un seguimiento.
- La empresa de gestión documental se encarga de destruir estos archivos y posteriormente le proporcionará el certificado dónde estarán detallados los datos de la destrucción: día de destrucción, método empleado, tamaño de la partícula y dónde ha sido destruido.
En C-DOC nos dedicamos a la custodia documental, digitalización y destrucción de documentos cumpliendo todas las normativas y leyes vigentes ya que disponemos de diferentes certificaciones (ISO 9001 ISO 14001) que lo demuestran.
