Guardar los documentos con seguridad debe ser una prioridad para una empresa. No sólo las facturas, contratos y seguros, entre otros, sino información de carácter confidencial, como datos bancarios, estrategias empresariales, etc.
Incluso hay archivos que, por su alto valor histórico, económico o sentimental, deben permanecer durante años en las mejores condiciones, almacenados con la máxima protección.
Por ello, tanto para guardar los documentos con seguridad de manera digital como de manera física, es esencial contar con un soporte profesional de gestión y custodia documental, capaz de cuidar la información y brindar un fácil acceso a las personas autorizadas.
Las empresas de gestión y custodia de archivos, ponen a la disposición de sus clientes diferentes herramientas para poder trabajar eficientemente, sin incidentes y con rapidez. Especialmente la digitalización documental ofrece grandes oportunidades a las empresas.
En este post vamos a profundizar más sobre este tema. Hablaremos de cómo guardar con protección los documentos gracias a la digitalización y a la custodia de la información.
La digitalización es clave en la actualidad
La seguridad documental está totalmente garantizada con la digitalización. Este aspecto es determinante en la actualidad, ya que ofrece multitud de ventajas, en especial relacionadas con la productividad y la eficiencia empresarial. La transformación digital es una realidad y los negocios deben estar a la altura de las exigencias de los clientes y colaboradores.
Entendemos como digitalización a la aplicación de diferentes técnicas tecnológicas con el objetivo de pasar a un formato digital y tener toda la documentación en un solo clic, facilitando cualquier acción y pudiendo trabajar en un mismo documento de manera compartida y desde diferentes puntos geográficos.
Además, al existir un acceso restringido, sólo según qué usuarios pueden visualizar, editar, enviar y compartir dicha información, por lo que la protección es máxima.
La gestión documental es la que se encarga de realizar la captura, almacenamiento, categorización y recuperación de la documentación. La empresa, en este caso, adquiere mayor tranquilidad de que no existen pérdidas de datos y que las búsquedas son mucho más eficientes, ahorrando costes y tiempo.
Debe pensar que los documentos ocupan gran espacio en las oficinas, así que la digitalización hace que ese espacio pueda utilizarse para otras tareas más productivas.
Custodia documental de los documentos confidenciales
Además de la digitalización, la gestión documental se ocupa de su custodia. Es muy importante guardar documentos de manera física. Según cuáles, por ley, deben almacenarse durante meses o años y, otros, por su naturaleza y su valor.
Con el paso de los años, si éstos no están correctamente guardados en instalaciones idóneas, pueden estropearse y llegar a desaparecer, así que se debe ocupar una empresa experta en la materia.
La custodia documental emplea diferentes contenedores, como cajas, sobres, fundas, etc. para poder tener un almacenaje físico y seguro a largo plazo, incluso capaz de proteger frente a humedades y suciedad, ofreciendo mayor durabilidad y resistencia.
Son espacios con control de accesos, personal cualificado al frente, circuitos de video vigilancia y sistemas de emergencia como extinción de incendios adaptados, para que los documentos no se vean perjudicados en caso de la existencia de fuego.
Y, por descontado, la custodia documental realiza la destrucción certificada documental, para que la información nunca acabe en manos erróneas ni pueda ser visualizada por terceros.
Empresas de gestión y custodia documental
Si quiere obtener más seguridad en sus documentos y evitar riesgos, confíe en los servicios de las empresas dedicadas a la completa gestión y custodia de archivos. Realizan todo el proceso de digitalización y guardado físico de manera profesional y personalizada, en centros totalmente acondicionados para ello y con grandes medidas de protección.
Obtendrá mayor tranquilidad y confianza al respecto.
