Si su empresa genera gran cantidad de archivos diariamente, externalizar la custodia documental es un servicio clave para usted.
La custodia de documentos es un gran reto y debe hacerse a conciencia, con seguridad y un exhaustivo control de acceso. Por este motivo, las empresas especializadas en guardar y almacenar información de empresas son imprescindibles.
Gracias a sus actuaciones y a la realización de diferentes tareas relacionadas con una gestión adecuada, los albaranes, pedidos, contratos y demás, son guardados sin riesgos a que pudieran acabar en manos ajenas a la compañía.
La custodia documental se vuelve esencial en la actualidad, donde cada día se necesitan tener al alcance con rapidez diferentes archivos y de distinta naturaleza, y no se puede perder tiempo en largas búsqueda entre archivadores y oficinas. Es mucho mejor tener un soporte profesional, que digitalice y almacene la información de manera correcta y la categorice, tanto la digital como la física.
Realmente es un servicio cuya externalización hace que las empresas no tengan quebraderos de cabeza en este sentido y obtengan la seguridad de que sus datos están salvaguardados en centros especializados.
La custodia es el proceso por el cual se almacenan y organizan a la perfección los documentos que se generan en una compañía, tanto los de carácter administrativo, financiero, contable, etc.
Es un servicio que tiene muchas ventajas, ya que ofrece grandes soluciones y la optimización de los recursos, además de la reducción de costes asociados. En este post, hacemos extensible esta información.
Requisitos de los centros de custodia documental
Los centros que guardan y almacenan la documentación de las empresas, cuentan con grandes medidas de seguridad. Son entornos diseñados para ello, que garantizan la máxima protección.
Cuentan con un sistema de control de acceso, para que solo puedan visualizar o tener en su mano los documentos las personas autorizadas, tanto de dentro de la organización como de fuera. Son centros con sistemas de detección y extinción de incendios e inundaciones, perfectos en caso de incidencias de todo tipo. Asimismo, con un circuito cerrado de vigilancia, con cámaras de seguridad situadas en zonas estratégicas.
Estas medidas, entre otras, hacen que sea un entorno 100 % seguro y con el cual una empresa puede adquirir total tranquilidad.
Además, esta seguridad empieza desde que la documentación es trasladada a estas dependencias. La información es codificada, se realiza el mejor registro y un almacenamiento protegido en cajas idóneas para este fin.
Los grandes beneficios de la custodia de documentos
Sin duda, a la hora de decidirse a contar con un servicio de custodia documental, debe tener presentes sus grandes ventajas. Las mencionamos las más destacadas:
- Conocer la trazabilidad de la documentación en todo momento
- Equipo experto a su lado para obtener el menor asesoramiento en materia documental
- Cumplir con la Ley de Protección de Datos
- Sin pérdida o deterioro de archivos
- Incremento del espacio en las oficinas
- Empresa sin la utilización de papeles
- Gran disponibilidad a la documentación, para compartir, visualizar, enviar, etc.
- Procedimientos más rápidos y ágiles
- Enorme ahorro en costes económicos y tiempo invertido en almacenaje y búsquedas
- Optimización de los recursos de la empresa
- Empresa digitalizada y más actual
- Ser más competitivo en su sector
- Tranquilidad por tener la máxima seguridad y protección
Contratar los servicios de custodia documental
Las empresas de gestión y custodia de documentos ofrecen servicios integrales en relación con el tratamiento de información y datos de empresas, para que éstas puedan trabajar de manera más eficiente, ágil y con seguridad.
No dude en contratar sus servicios y beneficiarse de todo lo que le pueden proporcionar.
