Antes de que existieran herramientas tecnológicas que permitieran gestionar documentos de empresa, las oficinas estaban repletas de estanterías con archivos, en ocasiones mal organizadas, lo que proporcionaba un problema grave de seguridad, además de restar eficiencia al trabajo.
Pero gracias a tener un servicio de custodia documental, este hecho ya no ocurre. Todo lo contrario. Las empresas, en este caso, disfrutan del mejor guardado de su información y tienen garantizado su total control. De esta manera, cuando necesitan un documento en concreto, lo encuentran fácilmente y lo pueden enviar, editar o compartir. Asimismo, tienen la confianza de que, si lo requieren físicamente, lo tienen al alcance y se mantiene en las mejores condiciones.
Gestionar documentos de empresa es imprescindible y, por descontado, deben realizarlo empresas de gestión y custodia documental, expertas en ofrecer el mejor almacenamiento físico y digital.
¿Qué es la gestión documental?
Es el conjunto de normas que se usan para una correcta administración de documentación, con la finalidad de facilitar su recuperación, determinar el tiempo que deben guardarse, deshacerse de la que ya no sirve y asegurar su óptima conservación. Para ello, se aplica la mejor organización y categorización de los mismos.
En definitiva, el objetivo de la gestión de documentos es garantizar el mejor control a través de un exhaustivo análisis y la realización de un constante seguimiento. Con el soporte de las empresas especializadas en gestión y custodia documental, una organización optimiza sus procesos, reduce los tiempos de consulta y aumenta su seguridad, entre otros muchos beneficios directos.
Como dato importante, cabe decir que alrededor del 90% de la información esencial de la organización está entre el papeleo que acumula a lo largo de los años, así que tener el mejor almacenamiento es muy importante.
Todas las empresas que ofrecen estos servicios deben cumplir con una serie de requisitos y características que hagan que se garantice el mejor guardado documental. Éstas son tener el máximo control ante la creación, ubicación y acceso a la información; la mejor custodia y recuperación en caso de pérdida; una integración e identificación de los datos en un mismo sistema; dar seguridad y protección documental, especialmente referente al acceso según personas autorizadas; y asegurar el trabajo colaborativo entre diferentes departamentos, haciendo que la gestión sea más fácil y efectiva.
La gestión de documentos debe, a su vez, categorizar con lógica cada información, para que su búsqueda sea la más rápida posible y hacer que la productividad empresarial sea mayor.
Una empresa necesita la mejor gestión y custodia documental porque hace que cada día sea más fácil poder manejar la documentación y provoca que las empresas puedan dar respuestas más rápidas a sus clientes.
¿Qué debe proporcionar una empresa de gestión y custodia documental?
Tener este soporte en una empresa es determinante pero, ¿qué empresa escoger?
Deben ser profesionales del sector que le proporcionen la máxima confianza en este sentido, que le ofrezcan una digitalización documental eficaz.
Debe ofrecerle auditorías periódicas, donde poder rastrear cualquier modificación en el sistema y averiguar si ha habido alguna incidencia, además de darle informes periódicos.
Además, debe asegurarle el mejor control de los flujos de trabajo, como la asignación de tareas y un continuo seguimiento, ya que contribuye a la calidad de las tareas y a la productividad dentro de las empresas.
Guardar y organizar documentos confidenciales
Si quiere saber cómo guardar la documentación confidencial, sólo debe contactar con empresas expertas en el ámbito, con profesionales capaces de almacenar de la mejor manera la información y custodiarla, manteniendo así en perfecto estado cualquier archivo y facilitar su búsqueda a nivel digital.
Confíe en sus servicios y su negocio se verá fortalecido y será mucho más seguro.
